JA Teline V - шаблон joomla Форекс

Event Coordinator và những điều chưa biết
Lập kế hoạch tổ chức một sự kiện dường như là những công việc khá thú vị nhưng cũng nhiều thử thách. Tuy nhiên, rất nhiều bạn trẻ vẫn thích thú và muốn được thử sức với nghề nghiệp này. Trong bài viết này, WE sẽ giúp bạn hình dung rõ hơn về nghề Event Coordinator.

Event Coordinator là gì ?
Làm việc với khách hàng, lập kế hoạch thực hiện, liên kết các nhà cung cấp, triển khai ý tưởng  và rất nhiều các việc liên quan khác là công việc của một Event Coordinator. Thử tưởng tượng rằng bạn được giao nhiệm vụ tổ chức một buổi tiệc cưới. Chắc chắn bạn phải lên kế hoạch thật chi tiết cho nó đã. Bây giờ hãy nghĩ về tất cả các cuộc gọi mà bạn cần phải thực hiện – từ công ty âm thanh ánh sáng, nhà cung cấp hoa tươi, đội thiết kế, đội triển khai... Nhưng mọi việc chưa dừng ở đây. Tiếp theo bạn hãy nghĩ đến tất cả các hạng mục công việc cần chuẩn bị bao gồm từ khăn trải bàn, loại hoa sử dụng, thiết kế layout, thiết kế âm thanh ánh sáng, backdrop, chi tiết handmade trang trí... Giờ thì chắc bạn đã hình dung ra phần nào rồi. Đó là công việc tuyệt vời đối với những người quảng giao, yêu thích việc sắp xếp mọi thứ và giỏi lập kế hoạch và luôn muốn tìm kiếm ý tưởng mới.

Làm Event Coordinator có khó không ?
Làm Event Coordinator không hề khó khi bạn đam mê và dành thời gian vì công việc. Đam mê là yếu tố đầu tiên. Nhưng đam mê đó có đủ để bạn kiên trì theo đuổi nghề này như một mục tiêu dài hạn trong cuộc sống của mình, có thôi thúc bạn không ngừng phát triển bản thân để nâng cao chất lượng công việc hay không thì nhất định không thể trả lời được ngay. Yếu tố thời gian cũng là một yêu cầu khá khó khăn của nghề này. Làm việc 3 ngày liên tục không nghỉ cho một tiệc cưới hay thức khuya để làm việc với các khách hàng quá bận rộn vào ban ngày, không có khái niệm ngày nghỉ khi một loạt event sắp diễn ra… Nếu không phải người kiểm soát tốt công việc và tiến độ, rất có thể bạn sẽ cảm thấy bị overload và không có thời gian chăm sóc bản thân.

Event Coordinator là nghề đòi hỏi cao về chất lượng của công việc với tất cả các hạng mục triển khai. Chỉ cần một trong những mắt xích bị hỏng thì cũng dễ dàng kéo theo sự thất bại của cả một sự kiện. Bạn có thể hình dung qua một việc tưởng là nhỏ như thề này: Bạn đặt bánh cưới cho khách hàng và không thỏa thuận rõ về giờ giao bánh, khi bánh giao muộn, người trang trí hoa tươi lên bánh bị muộn và rất có thể sẽ kéo theo cả chương trình bắt đầu muộn. Sự chính xác về tiến độ, độ an toàn, chất lượng công việc là những yêu cầu gắt gao nhất của nghề Event.

Những cơ hội đặc biệt chỉ có ở nghề này ?
Được tiếp xúc, có mối quan hệ với nhiều người, nhiều tầng lớp trong xã hội dường như là cơ hội không phải nghề nghiệp nào cũng mang lại cho bạn như Event Coordinator. Với nghề tổ chức tiệc cưới, bạn được tự tay sắp xếp, điều phối, triển khai những ý tưởng sáng tạo và ngắm nhìn nó một cách rõ ràng nhất.  Cùng với thời gian làm nghề, các kỹ năng giao tiếp, thuyết trình, kỹ năng thương thuyết… sẽ phát triển và đem cho bạn những giá trị vô hình nhưng rất ý nghĩa.

Còn nhiều cơ hội khác nữa mà nhất định phải tự mình trải nghiệm bạn sẽ tìm ra.

15 Điều cần có của một Event Coordinator.
Người tổ chức sự kiện là người của  công chúng. Họ thân thiện, hòa đồng và có thể giao thiệp được với tất cả mọi người thuộc các tầng lớp khác nhau trong xã hội.

  1. Người tổ chức sự kiện nên có tính tình dễ chịu, vui vẻ, tạo cảm giác thoải mái gần gũi cho người đối diện.

  2. Cần phải có kĩ năng giao tiếp, ứng xử khéo léo để có thể dung hòa mọi người.

  3. Có đầu óc tổ chức tốt và có thể xây dựng các nguyên tắc làm việc cơ bản.

  4. Có khả năng chịu được áp lực công việc, bởi công việc này bản thân nó cũng chứa rất nhiều áp lực vô hình. Làm một điều phối viên tổ chức sự kiện thì phải biết cách giải quyết tốt các tình huống và hoàn thành công việc thuận lợi.

  5. Luôn chuẩn bị tinh thần sẵn sàng cho các sự thay đổi phương án vào phút cuối.

  6. Có khả năng quản lý nhiều dự án một lúc và  làm tốt nhiều việc cùng một lúc. 

  7. Tùy theo loại sự kiện đó là gì, người tổ chức sẽ phải tính toán chi tiết kế hoạch ngân sách dành cho nó.

  8. Biết lựa chọn đội ngũ nhân viên phù hợp cho từng sự kiện.

  9.  Lên kế hoạch các nhiệm vụ khác nhau cho từng nhân viên theo chuyên môn của họ cũng là một trong những yếu tố quan trọng.

  10.  Người tổ chức phải luôn luôn có mặt để hướng dẫn các nhân viên, để ý mọi khía cạnh trong nhiệm vụ của họ và bằng cách đó, họ có thể bao quát toàn bộ sự kiện.

  11. Có trách nhiệm theo dõi các khoản chi và nắm quyền kiểm soát ngân sách, không bao giờ cho phép vượt quá số tiền được giao.

  12. Phải để ý việc in ấn bất kì tài liệu cần thiết nào như tài liệu hay các tập tin cho sự kiện.

  13. Tổ chức các cuộc họp thường xuyên để thảo luận về bất kỳ thông tin quan trọng nào, hoặc để thảo luận về các vấn đề có thể ảnh hưởng đến mạch sự kiện.

  14. Người tổ chức cần đoán trước các tình huống có thể xảy ra và cố gắng giải quyết trước khi sự kiện diễn ra, để tránh tình trạng các hoạt động trong sự kiện không thể diễn ra 1 cách trôi chảy.